Семинары, Бизнес-тренинги, Бизнес обучение
Екатеринбург, Челябинск, Пермь, Тюмень, Уфа
Екатеринбург: +7 (343) 372-47-20
Челябинск: +7 (351) 247-81-41

Бюджетирование и управленческий учёт в Excel


14-15 декабря / Москва
Февраль 2018 / Екатеринбург

Информация о семинаре


Наверное, на свете нет ни одного экономиста и ни одного руководителя, который не использовал бы Excel в своей повседневной деятельности.

На первый взгляд кажется, что Excel – идеальная система для управления финансами.

Именно поэтому для компаний малого и среднего бизнеса Excel – основная платформа для автоматизации бюджетирования и управленческого учёта.

А крупные компании используют Excel для финишной обработки данных, получаемых из продвинутых информационных систем, или для связывания между собой данных из разных программ.

К сожалению, большинство компаний, которые используют Excel для автоматизации системы управления финансами, сталкиваются с большим количеством сложностей...

Если вы давно и серьёзно работаете в Excel, то наверняка и сами сталкивались с такими проблемами:

  • Видели ли вы в своей практике случаи, когда из-за маленькой ошибки в данных приходилось вручную перепроверять огромные таблицы?
  • Вам знакомы ситуации, когда из-за того, что один пользователь редактировал свой файл, «слетали» ссылки или данные в других файлах?
  • Сталкивались ли вы с ситуациями, когда пользователи вводили в свои файлы разные данные (например, использовали разные списки покупателей) из-за чего потом приходилось сверять файлы вручную?
  • Вам встречались ситуации, когда приходилось вручную выполнять трудоёмкие операции? Например, удалять дубли из таблицы в 15 000 строк, сравнить между собой два разных списка или выбирать с одного листа на другой данные, отвечающие сразу нескольким условиям.
  • Знакомы ли вы с людьми, у которых много времени, сил и энергии уходит на проверку правильности заполнения данных и приведение файлов в «благопристойный» вид?
  • Приходилось ли вам работать с данными, которые собирались из нескольких файлов, из-за чего было сложно проверить их достоверность и правильность расчётов?

Подобного рода сложности сильно затрудняют использование Excel, а сотрудники и вовсе превращаются в «рабов цифр»

Экономистам, финансистам и даже руководителям (!) приходится значительную часть времени заниматься скучной и однообразной работой:

  • Вручную, путём копирования и вставки, выбирать данные из одного файла и переносить их в другой;
  • Практически ежедневно проверять, правильно ли сотрудники заполнили свои таблицы, и «вычищать» ошибки;
  • Постоянно поправлять «слетевшие» ссылки, искать и устранять ошибки в формулах;
  • и т.д. и т.п.

Однако Excel – мощнейшая платформа, которая при правильном обращении может без сбоев обрабатывать огромные объёмы данных.

Весь вопрос в том – как заставить Excel это делать!?


Представляю вашему вниманию уникальный тренинг «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel»

Основная идея тренинга – обучить участников функциям и приёмам работы в Excel, которые позволят своими силами построить простую, мощную и надёжную систему управления финансами.

И всё это без знания сложных технологий, макросов и программирования.


Какие результаты получат слушатели тренинга

  • Вы сможете за 2–3 минуты в автоматическом режиме свести данные из нескольких таблиц, даже если формат и содержимое таблиц не совпадает, а сами таблицы находятся в разных файлах.
  • Вы научитесь создавать многопользовательские системы файлов, которые не будут рушиться от каждого "чиха" и будут правильно работать, даже если кто-то из пользователей внёс серьёзные правки в исходные файлы.
  • Вы научитесь составлять и решать задачи экономической оптимизации, что позволит Вам моментально находить оптимальный вариант решения самых сложных задач.

    Например, вы сможете за 5–10 минут составить планы продаж и производства, которые принесут максимальную прибыль в условиях жёсткого ограничения ресурсов — денежных, сырьевых, временных, трудовых и т.д.

  • Вы освоите приёмы автоматической работы с большими объёмами данных, которые избавят вас от множества однообразных операций и сможете за три-четыре минуты строить сложные отчёты по таблицами из сотен тысяч строк.
  • Вы изучите множество возможностей Excel, которые позволят вам практически всю скучную и надоедливую работу "перепоручить" компьютеру и позволят исключить множество ошибок, возникающих по вине персонала.
  • Вы научитесь делать такие формы ввода данных, которые сотрудники при всём желании не смогут испортить. И сотрудники будут вынуждены вводить информацию так, как нужно вам, а не так, как они сами захотели.
  • Вы сможете мгновенно выбирать данные из огромных таблиц по одному или нескольким критериям. Причём сможете делать это внутри одного файла, или автоматически "раскидывать" нужные данные по разным файлам.
  • Вы научитесь создавать "самособирающиеся" отчёты, которые при изменении исходных данных смогут менять не только своё содержание, но и форму. Поэтому их никогда не нужно будет менять вручную.
  • Вы освоите методы составления простых и удобночитаемых отчётов, которые смогут собирать информацию одновременно из нескольких файлов, и которые при необходимости можно будет быстро проверить и легко расшифровать.
  • И ещё многое, много другое…

Программа семинара


Чему конкретно вы научитесь за 2 дня тренинга?

Программа курса состоит из 7 последовательных блоков


1. Организация, ввод и хранение исходных данных

Как организовать данные в файле, чтобы ничего не "ползло", не исчезало и не разваливалось. Быстрый ввод и контроль вводимых данных.

Ни для кого не секрет, что при сборе данных и составлении отчётов пользователям Excel приходится проделывать множество "ручных" операций: скопировать данные из одного файла и вставить их в другой или изменить формулы, если что-то поменялось в исходных данных.

Однако 70% ручной работы возникает не из-за того, что данных много или они слишком разнородные, а из-за того, что они неправильно организованы.

И количество ручной работы можно сократить минимум наполовину, просто построив правильную структуру данных.

Из этого раздела вы узнаете:

Практикум "Создание файлов для ввода и хранения исходных данных":

1. Правильная работа с диапазоном данных.

2. Как в десятки раз ускорить и облегчить обработку информации при помощи правильно построенной структуры данных.  

3. Какие типы ссылок бывают в Excel и как правильно с ними работать.  

4. Использование комбинированных ссылок для быстрого построения отчётов.  

5. Что такое имена в Excel, зачем они нужны и как с ними работать.  

6. Создание файлов и таблиц для быстрого и правильного ввода данных.


2. Базовые технологии компоновки данных и создания отчётов

Несколько стандартных функций Excel, которые в разы упрощают обработку информации и на 70% закрывают задачи составления управленческой отчётности.

В прошлом модуле мы с вами научились создавать формы для ввода информации. Но собрать информацию — это только начало дела. Исходная информация сама по себе совершенно неинтересна.

Поэтому мы должны научиться эти данные компоновать в удобном нам виде и создавать на основании исходных данных понятные управленческие отчёты.

При этом нужно максимально исключить ручной труд и добиться, чтобы данные обрабатывались либо полностью в автоматическом режиме, либо с минимальным участием человека.

Поэтому в этом разделе мы изучим несколько самых важных и нужных функций, которые понадобятся для правильной обработки данных, составления отчётов и перекомпоновки исходной информации.

Уже при помощи всего нескольких функций вы можете создать работоспособную систему управления финансами, которая будет не очень красивой и не очень удобной, но будет стабильно и предсказуемо работать.

Из этого раздела вы узнаете:

Практикум "Создание простых управленческих отчётов":

1. Как автоматически выбрать и просуммировать нужные данные в таблице.  

2. Как при помощи функции СуммЕсли скомпоновать данные из большого массива в короткий и понятный отчёт.  

3. Как подставить текстовые данные из одной таблицы в другую при помощи функции ВПР.  

4. Автоматическая подстановка данных из других таблиц при помощи функций ВПР и СуммЕсли.  

5. Какую функцию правильнее использовать для подстановки данных — ВПР или СуммЕсли.  

6. Получение данных по двум измерениям при помощи функций Индекс и Поиск Позиции.  

7. Сравнительный анализ работы изученных функций.


3. Комбинирование функций и продвинутые управленческие отчёты

Комбинирование функций. Использование комбинированных функций для обработки сложных структур данных и создания мощных автообновляемых отчётов, которые при изменении исходных данных будут сами себя дополнять и изменять.

Во втором модуле мы изучили основные функции, которые потребуются нам для обработки информации и создания управленческой отчётности.

Однако, если использовать изученные ранее функции по отдельности, можно будет делать только простые незатейливые отчёты. Это лучше, чем ничего, но совершенно не то, что хотелось бы.

Поэтому для создания по-настоящему мощных, гибких и стабильных отчётов нам нужно будет научиться комбинировать функции между собой и научиться использовать в одной ячейке сразу несколько функций.

Это именно тот случай, когда 1+1 равно не двум, а, как минимум, пяти и даже десяти!

Мы с вами изучим буквально 5–6 дополнительных функций, и научимся комбинировать их с функциями, изученными в предыдущем разделе.

В результате функционал изученных ранее функций расширится в разы и взлетит просто на недосягаемую высоту.

Из этого раздела вы узнаете:

Практикум "Комбинирование функций и продвинутые отчёты":

1. Как существенно расширить функционал стандартных формул, совместив несколько формул в одной функции.  

2. Как подставить нужные данные в таблицу, когда в качестве критерия выступает не текст, а число.  

3. Автоматическая перекомпоновка данных и структурирование "неудобных" таблиц.  

4. Автоматическая компоновка сложных данных.  

5. Двухмерный самособирающийся отчёт.  

6. Как превратить текстовые данные в ссылку на ячейку или диапазон и зачем это нужно.  

7. Как создать мощный, гибкий и легко настраиваемый многомерный "самособирающийся" отчёт.  

8. Как создать несколько одинаковых имён в одной книге Excel.  

9. Составление отчёта по данным с разных листов при помощи двойных ссылок.  

10. Автоматическое подключение новых данных к отчёту при помощи двойных ссылок.  

11. Как за несколько минут создать удобный и понятный отчёт из совершенно запутанных исходных данных.


4. Настройка системы автоматического обмена данными между множеством файлов

Настройка автоматического обмена между множеством файлов и создание практически неразрушимой системы ссылок. Создание многопользовательских многофайловых систем.

При организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel часто получается достаточно сложная система, состоящая из множества взаимосвязанных файлов.

Поэтому нередко происходят ситуации, когда один сотрудник вносит изменения в свои файлы, а в остальных файлах "летят" ссылки или "ползут" связанные с этим файлом данные.

Как правило, в многофайловых мультипользовательских системах ошибки возникают часто, а искать их тяжело.

Тем не менее, есть несколько довольно простых правил организации системы файлов и ссылок, которые позволяют создать по-настоящему надёжную и стабильную систему файлов для многопользовательской работы. Увы, этих правил почти никто не знает…

В процессе изучения этого модуля мы с вами создадим систему файлов, которая позволит обмениваться данными между множеством файлов в полностью автоматическом режиме и будет лишена своих "традиционных" недостатков:

1. Все файлы будут автоматически обмениваться данными в режиме реального времени.  

2. Данные не будут "исчезать", "ползти" или теряться по дороге из одного файла в другой.  

3. Даже очень существенное изменение исходных файлов не будет приводить к появлению ошибок и разрушению связанных файлов.

Из этого раздела вы узнаете:

Практикум "Настройка системы автоматического обмена данными между множеством файлов":

1. Как настроить стабильные и надёжные ссылки внутри одного файла.  

2. Как правильно связать между собой ячейки, которые находятся в разных файлах.  

3. Как настроить файл, чтобы обновление данных из внешних файлов всегда выполнялось в автоматическом режиме.  

4. Правильная технология связывания файлов и передача массивов данных между файлами.  

5. Как создать стабильную и надёжную систему мгновенного обмена большими массивами данных между множеством файлов.


5. Быстрая и лёгкая обработка больших массивов данных

Как легко и непринуждённо обрабатывать таблицы, которые содержат десятки столбцов и сотни тысяч строк данных.

Когда у компании появляются большие объёмы данных, требующие обработки — объём работы, которую приходится выполнять сотрудникам, как правило, резко увеличивается.

Очень много времени уходит на то, чтобы, например, выбрать нужные данные в одном файле, а потом скопировать их в другой. А если исходный файл изменился, то всю работу, увы, приходится проделывать заново.

Или, например, нужные данные содержатся в разных файлах (пускай это будут данные из разных географически удалённых филиалов) и для того, чтобы получить общую картинку по предприятию — приходится вручную копировать эти данные в общий файл, где они будут обрабатываться.

Такого рода работа не просто скучная и надоедливая, — это преступное разбазаривание времени высокооплачиваемых сотрудников.

Однако все эти задачи очень легко автоматизировать.

Вы научитесь эффективно работать с таблицами, которые содержат огромные объёмы данных — сотни столбцов и тысячи строк. И будете делать это быстро и непринуждённо.

Из этого раздела вы узнаете:

Практикум "Работа с большими массивами данных":

1. Как при помощи сводных таблиц за 2 минуты создать понятный, информативный и гибкий отчёт.  

2. Как быстро выбрать данные из другого файла по одному или нескольким условиям.  

3. Как за несколько секунд собрать данные с нескольких одинаковых листов одного файла.  

4. Как автоматически собрать данные из нескольких файлов, когда состав и структура данных не совподают.


6. Защита данных и многопользовательская работа

Как надёжно защитить ваши данные, организовать многопользовательскую работу в файле и начать чётко отслеживать — кто, когда и какие изменения вносил в ваши файлы.

Ваша система бюджетирования и управленческого учёта будет работать гораздо надёжнее и стабильнее, если защитить ваши файлы.

Конечно, это не защитит её от профессиональных хакеров, но вполне надёжно защитит от неквалифицированных пользователей и неосторожного обращения.

Из этого раздела вы узнаете:

Видеоуроки раздела "Защита данных и многопользовательская работа":


7. Быстрое получение и обработка данных из 1С

Как за 3–4 минуты получить и обработать огромный масив данных из 1С или любой другой информационоой системы.

Как выглядит типичный процесс обработки данных из 1С при помощи Excel?

Сотрудник запускает 1С и выводит нужные ему отчёт. Потом сохраняет этот отчёт в Excel. После этого в полученном файле настраивает формулы и ссылки, которые нужны для обработки данных.

Казалось бы — всё не так сложно. Но есть одна загвоздка, которая превращает эту работу в пытку.

Дело в том, что от периода к периоду объем и состав данных, которые вводятся в 1С обязательно меняется. И поэтому в 1С меняется структура отчёта.

Если вывести в 1С один и тот же отчёт за разные периоды, то, скорее всего, это будет два разных отчёта — изменится количество сторок, столбцов, состав (или порядок представления в отчёте) статей, контрагентов и т.д. и т.п.

Естественно, что при таком изменении исходны данных — всю работу по настройке ссылок и функций в Excel придётся делать заново.

Поэтому в большенстве компаний традиционно считается, что 1С и Excel несовместимы на генетическом уровне и многие компании давно плюнули на возможность обработки данных из 1С в Excel.

Однако проблема решается при помощи всего двух простых формул.

И вы навсегда забудете про сложности, которые до этого испытывали при обработке данных из 1С в Excel.

Из этого раздела вы узнаете:

Практикум "Получение данных из 1С":

1. Как легко получить из 1С любые нужные данные, и за 2–3 минуты трансформировать их в формат, удобный для Excel. 

2. Что делать, когда даты и числа выгружаются из 1С в форматах, которые Excel не может обработать.

Ведущий

Илья Гришин

Grishin авотар.png

Здравствуйте! Меня зовут Илья Гришин.

Я – специалист по управлению финансами и занимаюсь этим более 17 лет.

За это время я прошел путь от начинающего экономиста до владельца бизнеса. В настоящее время я постоянно веду проекты по разработке, внедрению и автоматизации систем бюджетирования и управленческого учета.


За время работы мне удалось побывать на всех фронтах управления финансами:

1. Я был экономистом, который разрабатывает и внедряет систему управления финансами на предприятии своими силами.

2. Выступал в роли специалиста, который взаимодействует с внешними консультантами в процессе разработки и внедрения системы управления финансами.

3. Работал консультантом по разработке, внедрению и автоматизации бюджетного управления и управленческого учета и выполнял проекты автоматизации своими руками.

4. Руководил консультантами по бюджетированию и программистами. И, в силу необходимости, - сам научился программировать на 1С.
Более того – мне посчастливилось работать с бизнесами совершенно разных направлений и масштабов

Условия участия


 Стоимость участия 

Стоимость 2-х дневного обучения для:

Екатеринбург - 19 900 рублей за одного участника.

Москва - 24 900 19 900 рублей за одного участника, при оплате по 30 ноября включительно.

В Москве тренинг стоит дороже, потому что затраты на организацию тренинга - аренда зала, кофе-брейки и обеды для участников, гостиница для ведущего и т.д. - в несколько раз выше, чем в других городах.


 
В стоимость тренинга входит 

Кофе-брейки и обеды. Файлы Excel с материалами тренинга, блокнот, ручка. Всем участникам тренинга выдается сертификат.

По окончанию тренинга, участники получают в подарок - видеокурс "Бюджетирование и управленческий учёт в Excel" в комплектации "Профи" с доступом на одну лицензию.

Количество мест строго ограничено - только 16 человек в группе.


 Время проведения тренинга 

14-15 декабря / Москва

Февраль 2018 / Екатеринбург

Длительность тренинга - 2 дня, с 10:00 до 19:00 часов. В течение дня два-три перерыва на кофе-брейки по 15 минут и перерыв на обед с 14:00 до 15:00. Стоимость кофе-брейков и обедов включена в стоимость тренинга.


 Место проведения тренинга 

Москва / 14-15 декабря - г.Москва, ул. Каланчёвская, дом 15; конференц-зал компании PM Expert.

Екатеринбург / Февраль 2018 - г.Екатеринбург, ул. Ясная - 33, офис 6, конференц-зал компании "Вектор развития".