Екатеринбург: +7 (343) 372-47-20
Челябинск: +7 (351) 247-81-41
Карта проезда Карта проезда
Почта Написать письмо

У нас нет бизнес-тренеров!
Все семинары и тренинги в нашей компании ведут только действующие предприниматели и руководители, каждый из которых действительно преуспел в своей области.

Мы не зануды!
Мы говорим простым и понятным языком. Мы не любим "заумную терминологию", и даже о самых сложных бизнес-технологиях рассказываем легко, понятно и увлекательно!
Вы ничем не рискуете!
Если Вас не устроит качество нашего семинара и Вы решите покинуть его - мы полностью вернём Вам деньги. Мы - единственная компания в городе, которая даёт такие гарантии!



Как добиться от сотрудников своевременного выполнения поставленных задач?

14.09.2010 11:16:53

Многие руководители не раз оказывались в ситуации, когда даешь задание сотруднику, а потом попросту забываешь проконтролировать его исполнение. Или даешь задание сотруднику, приходит время, когда оно должно быть исполнено, а оказалось, что сотрудник даже не приступал к выполнению этого задания.

В результате срываются сроки по разным проектам, товары приходят не вовремя, задерживаются отгрузки, а разгневанные клиенты обрывают телефоны. Да мало ли что может случиться, если работа сделана не вовремя, сделана не так или вовсе не сделана.

Однако существует простейшая технология, которая позволяет руководителю добиться от сотрудников своевременного и правильного выполнения поставленных задач.

Самое удивительное, что эта технология настолько проста в исполнении, что внедряется в любой компании буквально за три дня.

Эту технологию мы сами узнали на тренинге Александра Байдюшева «Эффективный руководитель». Она уже работает в нашей компании и ужу спасла нас от многих ошибок и конфликтов. И сейчас решили поделиться этой технологией Вами, об этом – наша сегодняшняя статья.

 

Как многие руководители дают задания сотрудникам и что в этом плохого?

Многие руководители дают задания сотрудникам примерно так. 1 сентября руководитель отдела продаж приглашает к себе менеджера по продажам и говорит: «К 1 октября ты должен перенести свою клиентскую базу из старой программы в новую». Менеджер отвечает: «Да, я понял». После чего каждый из них идет заниматься своими делами и оба благополучно забывают про задание.

Наступает 25 сентября и менеджер вспоминает, что ему нужно срочно перенести клиентскую базу, а он еще ничего не успел сделать…

Самый лучший вариант – менеджер отложит все другие дела из изо всех сил займется переносом базы. Но делать это будет «второпях», поэтому в базе будет большое количество ошибок. Заниматься он будет только этим, а значит – его продажи на неделю «встанут». И если попытаться в этот период дать ему ещё одно задание, ничего кроме негативной реакции новое задание не вызовет.

Но возможен и другой вариант развития событий. 1 октября руководитель отдела продаж вызывает к себе менеджера и спрашивает: «Ты перенес базу в новую программу?». А менеджер отвечает: «А Вы мне ничего не говорили!» или «Ой, нет, я забыл…» или еще что-нибудь в этом роде.

Хотя вполне возможен и третий вариант – руководитель вспомнит, что он давал задание менеджеру числа 15 октября, то есть когда дело давно должно быть закончено. Но за это время на менеджера навалится новая куча «неотложных дел» и он скорее всего ответит, что задание выполнить не успел, а сейчас ему этим заниматься некогда. И давайте отложим это на попозже…

Но в любом из этих случаев задание не будет полностью выполнено к нужному сроку.

Сразу оговорюсь – никакие «репрессивные меры» и «системы мотивации» в данном случае не помогут. Что делать в такой ситуации?

 

Как избавиться от неразберихи в делах?

Для начала нам понадобиться создать систему письменных заданий. Эту технологию нужно обязательно исполнять на бумаге – так она работает намного эффективнее.

Я понимаю, что любители информационных технологий уже готовят гнилые помидоры, чтобы закидать меня, но пока отложите помидоры в сторону и подождите до конца статьи.

Перед тем, как выдать задание сотруднику – руководитель распечатывает 2 бланка задания (для себя и для сотрудника), после чего приглашает сотрудника к себе.

Task.gif

В то время, как руководитель даёт задание сотруднику, оба (и руководитель, и сотрудник) пишут задание на своем экземпляре бланка. После того, как руководитель выдал задание – оба ставят свои подписи на бланках и обмениваются экземплярами. Руководитель отдает свой экземпляр с подписью сотруднику, а сотрудник – руководителю.

При заполнении задания необходимо соблюдать несколько важных правил.

Обязательно укажите точное число, когда задание должно быть выполнено. Формулировки «в течении недели» или «в этом месяце» использовать ни в коем случае нельзя!

Постарайтесь не использовать размытых формулировок в графе «Какой результат нужно получить». Укажите конкретный и измеримый результат.

В графе «Какую работу нужно для этого сделать» пишите не абстрактные рассуждения, а конкретные действия, которые нужно выполнить сотруднику для получения запланированного результата.

Давайте разберем это на примере. Допустим, бухгалтерия не очень справляется с работой и нам нужен еще один сотрудник, который будет заносить первичные документы в 1С.

 

Неправильно сформулированное задание: В течении месяца найти нового сотрудника в бухгалтерию.

 

Правильно сформулированное задание:



Дата завершения

14 октября 2010 года

Руководитель: Директор, Мартынов Андрей Сергеевич

Сотрудник: Главный бухгалтер, Матвеева Надежда Алексеевна

 

Задание сотруднику

 

Какой результат нужно получить?

Нанять нового сотрудника в бухгалтерию, который к сроку, обозначенному в задании, будет обеспечен необходимой оргтехникой, введен в должность, обучен и будет заносить не менее 100 первичных документов ежедневно.

 

Какую работу нужно для этого сделать

Разместить вакансию на сайтах e1.ru rabota 66.ru и mr66.ru

Принимать и оценивать присылаемые резюме. В случае, если поток резюме недостаточен – использовать платное размещение на указанных сайтах.

Входящие резюме обрабатывать по мере поступления, собеседования назначать по мере поступления резюме.

До 01 октября получить не менее 50 резюме, из полученных резюме отобрать минимум 15 наиболее подходящих. Назначить собеседования.

Провести не менее 10 собеседований. Из 10 кандидатов выбрать одного для вступления в должность.

Написать заявку системному администратору на выделение компьютера, создание новой учетной записи и организации доступа к информационной базе предприятия.

Принять нового сотрудника на работу, оформить все необходимые кадровые документы.

Познакомить нового сотрудник с коллективом и выделить куратора – человека, к которому новый сотрудник может обратиться при возникновении сложностей в работе.

Проинструктировать нового сотрудника по работе со справочниками «Контрагенты», «Договоры» и «Номенклатура».

Проинструктировать нового сотрудника по работе с документами «Счет», «Счет-фактура», «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг».

Добиться от нового сотрудника ввода 20 документов каждого вида под надзором куратора.

Поставить новому сотруднику план по вводу документов, который предусматривает выход на плановые показатели ввода документов в течении недели. Контролировать выполнение плана.

Первую неделю работы нового сотрудника контролировать правильность ведения учёта методом выборочной проверки в объёме не менее 10% от всех введённых документов.

 

Руководитель __________________

Полученное задание мне понятно, все необходимые ресурсы выделены. Я обязуюсь выполнить полученное задание точно и в срок.

 

Задание получено 13 сентября 2010 года

Сотрудник       __________________


 

Многие скажут, что такая система заданий – никому не нужное бумагомарательство. Но так или это на самом деле?

Давайте разберёмся. Предположим, что у нас задание выдано неправильно. В этом случае к 14 октября руководитель обнаруживает, что бухгалтерия все еще не справляется с потоком документов, а нового сотрудника как не было, так и нет. Он вызывает к себе главного бухгалтера и спрашивает: «А что у нас с поисками нового сотрудника?», а главный бухгалтер отвечает: «Пока ничего, резюме что-то не присылают…». И всё.

Руководитель продолжает задавать вопросы: «А Вы где вакансию разместили», а бухгалтер отвечает: «Мы на нашем сайте объявление повесили, что нам бухгалтер требуется!». Но на сайт-то ходят в основном клиенты, но никак не соискатели. Да и до раздела «Вакансии» мало кто доберется. Вот и получается, что сотрудника не нашли, но опять никто не виноват. Главный бухгалтер работу сделал, а то, что результата нет – как будто и не ее вина…

Но если подробно написать задание – все выглядит совсем по-другому. В любой момент можно вызвать сотрудника и спросить: «Сколько резюме Вы получили?» или «Сколько собеседований проведено?». И отговорки типа «А я не понял как это делается!» уже не проходят. Не понял – напиши что конкретно не понято? На каких сайтах вакансию размещать или как это делается или как резюме оценивать?

Если непонятно – объясняем сотруднику что и как он должен делать. То есть как он должен выполнить работу, которая ему непонятна. Но такие объяснения происходят крайне редко просто потому, что большая часть неясностей проясняется на этапе выдачи задания.

В дополнение хочу заметить, что не нужно «наезжать» на сотрудника за то, что он не знает как выполнять ту или иную работу. Компетенции тоже приобретаются не сразу и сотрудник имеет право чего-то не знать.

Если у него есть вопросы – потратьте немного времени на то, чтобы ответить на его вопросы и обучить его. После небольшого обучения сотрудник сможет выполнять работу самостоятельно, не отвлекая Вас. Но если не объяснить сотруднику как выполнять работу и сказать «сам разбирайся», то не стоит даже надеяться на то, что он выполнит ваше задание. Не стоит жалеть времени на обучение сотрудников. Чем больше их обучаешь сейчас – тем меньше придётся обучать потом.

 

Почему не стоит давать заданий в электронном виде?

Теперь сторонники информационных технологий могут сказать, что все это можно сделать в электронном виде. Написать задание по email или выложить файл с заданием в сети и сбросить сотруднику ссылку на этот файл.

Это конечно замечательно, но! Если у Вас нет подписи сотрудника – он всегда может сказать, что почта до него не дошла, файл он забыл почитать или почитал файл, но не понял как сделать работу. И сделать в этой ситуации уже ничего нельзя будет.

Зато когда у нас есть бумага с подписью – сотруднику уже не отвертеться. А если ему что-то непонятно – на момент выдачи задания он мог спросить у руководителя все нужные данные. А если не спросил – то почему, да и вообще не спросил – спроси позже, а совсем не спросил – сам виноват!

Бумага в этом случае оказывает просто магическое действие на сотрудника.

Ну хорошо. С заданиями мы разобрались, а что дальше?

 

Создаём систему контроля выполнения заданий

А теперь мы с Вами займёмся организацией системы, которая понадобится и нам, и нашим сотрудникам для того, чтобы эффективно эти задания выполнить.

Для того, чтобы реализовать такую систему нам понадобятся несколько простых вещей:

Папка с кольцами. Сильно большую брать не надо – иначе потом неудобно будет с ней работать. Очень важно, чтобы кольца в папке легко открывались и закрывались. В дальнейшем нам понадобится время от времени перемещать файлы. Не используйте для этого регистраторы. Они слишком громоздкие и работать с ними будет неудобно.

Papka.jpg 

Еще нам понадобится 46 файлов. В принципе – все файлы можно сделать прозрачными, но лучше взять 31 прозрачный файл, 1 красный файл, 1 желтый, 12 файлов голубого цвета и 1 зеленый.

Files.gif 

Сначала надо поместить файлы в папку. В самый низ поместите 1 файл зеленого цвета и напишите на нем «следующий год». На него сложите 12 файлов синего цвета и напишите на каждом из них название месяца: январь, февраль, март и т.д.. На них положите 31 прозрачный файл и пронумеруйте их. Это будут дни месяца. На них сложите желтый файл и на самый верх положите красный.

PapkaZadaniya.gif

Теперь у нас всё готово для запуска системы.

 

Запуск системы в эксплуатацию

Я думаю, что Вы уже начинаете догадываться что к чему… Но чтобы исключить разного рода недопонимание и кривотолки – объясню всё детально.

Предположим, что сейчас у нас 14 сентября и мы даём сотруднику задание (ну например – проехаться по поставщикам и собрать оригиналы бухгалтерских документов) до 21 числа. Совместно с сотрудником пишем задание и свой экземпляр задания вкладываем в нашу папку в файл с номером «21». Точно так же поступаем и со всеми остальными заданиями – раскладываем их по числам. Само собой на каждый день в папке на определенное число копится по несколько заданий разным сотрудникам.

Но давайте вернемся к нашему примеру. Когда приходит 21-е число – достаем из файла под номером 21 все задания, которые там накопились. По одному вызываем к себе исполнителей, которым раздавали задания и спрашиваем с них за выполнение заданий. Исполнители должны представить отчет примерно в таком виде:

Report.gif
 

В принципе – сотрудники привыкнут к этой системе достаточно быстро. Но все равно у Вас обязательно будут задания, которые Ваши подчиненные не успели исполнить в срок. Специально для таких заданий у нас предназначена красный файл. Если сотрудник не выполнил задание в срок, мы перекладываем лист с выданным заданием в красный файл (а папке он должен быть на самом верху).

После внедрения такой системы каждое утро руководителя должно начинаться с красного файла. Руководитель приходит на работу и просматривает все задачи, которые находятся в красном файле. Вызывает к себе сотрудников по очереди и спрашивает: «Что ты сделал вчера по этим заданиям? Что планируешь сделать сегодня? Когда ждать полного завершения порученного тебе дела?».

Через месяц работы системы письменных заданий попадание «в красный файл» станет для сотрудников самым страшным кошмаром и они будут стараться выполнить все задания в срок.

Теперь пару слов о том, зачем нужен «желтый файл». В желтый файл мы складываем задания, которые требуют постоянного внимания. Например – мы дали сотруднику задание, с которым он раньше никогда не сталкивался и нам надо «держать руку на пульсе», чтобы задание было выполнено вовремя.

Для того, чтобы задание было выполнено в срок – надо время от времени просить сотрудника предоставлять отчёт о том, что сделано. Если у сотрудника что-то не получается – нужно обучать его тому, как правильно выполнить эту работу. Но самое важно при этом – никогда не делать за него работу самому!

Кроме всего прочего, с использованием этой папки очень удобно осуществлять промежуточный контроль. Например, сейчас у нас 14 число и мы дали задание сотруднику, которое должно быть выполнено к 25 числу. Но нужно посмотреть как он выполняет задание и регулярно ли происходит работа, чтобы в последний день не оказаться у разбитого корыта.

Тогда мы складываем задание в файл не на 25, а, например, на 20-е число. И 20 числа вызываем к себе сотрудника и смотрим, как выполняется наше задание. Если все в порядке – перемещаем задание в файл на 25 число, если нет – разбираемся с проблемой и помещаем задание либо в желтую папку, либо в красную.


Ладно. С текущим месяцем все понятно. Сейчас у нас сентябрь и наверняка у многих из Вас есть задания, которые должны быть исполнены к октябрю или к ноябрю.

Для таких заданий мы используем голубые файлы, на которых написаны названия месяцев. Задания на октябрь помещаем в файл «Октябрь», на ноябрь в «Ноябрь» и так далее.

К вечеру 30 сентября в файлах на текущий месяц не должно остаться невыполненных заданий. Все они должны быть перемещены либо в отдельную папку для выполненных заданий (о ней мы поговорим несколько позже), либо в красный файл.

Вечером 30 сентября руководитель берет папку заданий, достает все задания, которые у него скопились в папке «Октябрь», сортирует их и раскладывает по дням в зависимости от срока завершения.

Те же самые действия 31 октября руководитель выполняет для папки «Ноябрь» и т.д..

Задания на следующий год мы складываем в самый последний файл зеленого цвета.

Но кроме того, что у руководителя есть такая папка – такую же лучше завести каждому сотруднику. В этом случае они будут четко знать – какие задания и к какому сроку им предстоит выполнить.

Остался последний вопрос.

 

Что делать с выполненными заданиями?

Для выполненных заданий заведите отдельную папку, в которую поместите файлы с именами Ваших сотрудников.

Когда сотрудник выполнил задание – прикрепите к бланку задания отчет о выполнении и поместите выполненное задание в файл с фамилией сотрудника. Сотрудник может поместить данные о выполненном задании в свой личный файл.

В результате руководитель легко может видеть какие задания сделал сотрудник за определенный период и насколько качественно он с ними справился. А сотрудник, глядя на свою папку, чётко видит объём проделанной работы.

 

 

Дорогие друзья! Напоследок напомню, что эту технологию мы узнали на тренинге Александра Байдюшева «Эффективный руководитель» и сейчас она хорошо помогает нам в работе. Однако – это всего лишь маленькая часть тренинга.

Весь тренинг посвящен простым и понятным инструментам руководителя, которые в разы повышают его эффективность и позволяют добиваться от себя и своей команды потрясающих результатов в работе!

 

Тренинг состоится 23-24 сентября, осталось всего 4 свободных места. Подробную программу можно посмотреть здесь.


Вам понравились "Заметки головастика"?

Заметки ГоловастикаЗаполните форму подписки, которую Вы видите справа и новые материалы нашего проекта будут приходить Вам по электронной почте!

И как всегда - мы с нетерпением ждём Ваших комментариев к этой статье!


Ваш e-mail: *
Ваше имя: *

Оставить комментарий
Сергей 18.03.2013
Как всегда интересно и как всегда мало! Хочется еще больше.
Вы не перестаете меня удивлять. Читаю вашу рассылку - все предельно просто и понятно. Но у меня постоянно создается ощущение, что что-то важное осталось за кадром, что вы знаете о бизнесе что-то таинственное и интересное, которое мне пока недоступно...
Александр Байдюшев Байдюшев 18.03.2013
Илья привет!!!
Отличная статья и промо!!!!!
Мне очень понравилось :)))

С уважением,А.Байдюшев
Татьяна 18.03.2013
Статья замечательная!
Появилось желание реализовать на практике.
Спасибо!
Наталья 18.03.2013
Спасибо за отличную идею. Однако, есть вопрос: руководитель фактически должен разрабатывать алгоритм действий для сотрудников, а если сотрудников много? Руководитель может не знать всех мелочей, например, адреса сайтов, телефоны и пр. Не получается ли, что сотрудники напрочь лишаются инициативы и что делать, если руководитель заболел? Кто будет писать инструкции?
Оксана 18.03.2013
Хорошая тема! Главное - легко и малозатратно!
Оксана К. 18.03.2013
Илья, благодарю за очередной полезный опыт :-)
Пока сижу в декрете тоже соорудила себе подобный ежедневник в виде стенда с прозрачными кармашками на день (срочно/важно, срочно, важно), по дням недели, на будущее и когда-нибудь. А в кармашки вкладываю карточки с описанием дел. Помогает держать себя в рабочем тонусе и не потерять деловой подход к любым вопросам/проблемам.

Также хотела отметить небольшую неточность, с моей точки зрения, в примере задания:
"В случае, если поток резюме недостаточен – использовать платное размещение на указанных сайтах."
По каким критериям сотрудник может определить недостаточность потока резюме? Я думаю, в этом пункте также следует указать количество резюме на определенную дату, т.е. когда конкретно размещать вакансию на платном сайте.
Вячеслав 18.03.2013
Хороший способ. Обязательно попробую на практике.

Наталия писала:  Руководитель может не знать всех мелочей, например, адреса сайтов, телефоны и пр. Не получается ли, что сотрудники напрочь лишаются инициативы и что делать, если руководитель заболел? Кто будет писать инструкции?

Один человек может оптимально управлять 10-ю, далее следует создавать иерархию - и все тоже самое - только для руководителей групп. Если руководитель заболел - должен быть его зам (или человек который его заменяет на время).
Если человек незаменим - то это неправильная система организации.
Анна 18.03.2013
Система необходимая каждому управленцу. Работаю на крупном предприятии и как раз отчитываюсь по подобному заданию, только у нас это автоматизировано - всё-таки объемы информации большие. И знаете... мне нравится: когда проходит определенный этап адаптации к этой системе начинаешь реально расставлять приоритеты, правильно распределять силы в работе и потом такое чувство удовлетворения когда сдаешь задание в срок)
Илья Гришин 18.03.2013

Наталия! У сотрудника есть несколько уровней подготовки. И если сотрудник пока недостаточно подготовлен для того, чтобы решать определенные задачи - его надо тренировать для исполнения этой задачи и подробно прописывать задания.

Когда сотрудник обретет необходимый уровень компетенции - задачи можно прописывать проще и быть уверенным в том, что сотрудник их выполнит. Но у нас чаще всего забывают про этап тренировки сотрудников и большинство руководителей считает, что если уж они дали задание - сотрудник сам должен знать как его выполнить.

Однако когда неподготовленный сотрудник выполняет задание "по-своему" начинается чехарда: ты то не так сделал и это неправильно сделал. В результате, если сотрудник не натренирован - ему после получения задания проще всего сесть и ничего не делать. А что? Так и так холку намылят. И эту ситуацию могут спасти только детально прописанные задания и тренировки!

Что касается того, что руководитель должен все знать, то тут абсолютно прав Вячеслав. Любой руководитель должен досконально знать работу своих непосредственных подчиненных. Но знать работу абсолютно всех сотрудников предприятия ему совсем необязательно. На то и существует организационная структура. И совершенно нормально, когда директор металлургического завода не может составить сменное задание для сталеваров, но когда этого не может сделать начальник сталеплавильного цеха - это уже нонсенс!

Анна! Автоматизированная система - это великолепно! И я очень рад, что в вашей компании она действительно работает. Но, увы, чаще всего мне приходится сталкиваться с несколько иными ситуациями - сначала компания покупает программу а потом начинает думать, зачем им эта программа нужна.

Я ничуть не против автоматизации, но у бумажной технологии существует три несомненных плюса:

  1. Внедряется за один день
  2. На каждой бумажке стоит подпись сотрудника (как ни странно, но подпись оказывает совершенно магическое действие на сотрудников)
  3. При создании бумажного задания вместе участвуют и руководитель, и сотрудник. Так что у сотрудника нет шансов сказать, что типа "Я не понял..." и т.д.. А если ему приходит электронное задание - он всегда может "отмазаться" и сказать, что ничего не понял.
И если внедрять электронную систему, то лучше бы после того, как технология уже "обкатана" на бумаге и все сотрудники к ней привыкли.

Такие вот мысли :)

Аноним 24.02.2015
Добрый день! Обратная связь по эл.почте, подтверждающее письмо например, стандартной формы: "Задание получил. С заданием и сроками ознакомлен. Иванов И.И. Вопросы: ..." работает сильно хуже?
Добавить комментарий от имени:


Теги:

Последние записи: