Екатеринбург: +7 (343) 372-47-20
Челябинск: +7 (351) 247-81-41
Карта проезда Карта проезда
Почта Написать письмо

У нас нет бизнес-тренеров!
Все семинары и тренинги в нашей компании ведут только действующие предприниматели и руководители, каждый из которых действительно преуспел в своей области.

Мы не зануды!
Мы говорим простым и понятным языком. Мы не любим "заумную терминологию", и даже о самых сложных бизнес-технологиях рассказываем легко, понятно и увлекательно!
Вы ничем не рискуете!
Если Вас не устроит качество нашего семинара и Вы решите покинуть его - мы полностью вернём Вам деньги. Мы - единственная компания в городе, которая даёт такие гарантии!



Если вы руководитель - делайте свою работу, но никогда не делайте чужую!

06.08.2009 16:25:13
  1. Бывает ли у вас такое, что сотрудники целый день отвлекают вас по пустякам, мешая вам выполнять более важные дела?
  2. Знакома ли Вам ситуация, когда сотрудники, вместо того, чтобы выполнить Ваше поручение объясняют Вам, почему его нельзя выполнить?
  3. Возникает ли у вас ощущение, что вы не успеваете доделать то, что вы хотели?
  4. Всегда ли Вам удается придерживаться достигнутых договоренностей с сотрудниками и с клиентами?
  5. Бывает ли у вас ощущение, что как только вы зашли в офис, вы уже устали?
  6. Сталкивались ли вы с такой проблемой: вы даете задание сотруднику, а затем забываете его проверить?
  7. Спрашиваете ли вы иногда себя, чем вы занимались целый день?
  8. Бывает ли такое, что ваш стол и пространство вокруг него завалено различными бумагами, с которыми вы хотели разобраться еще на прошлой неделе?
  9. Вы не удовлетворены эффективностью ваших сотрудников?
  10. Вас преследует мысль бросить всё и поехать отдохнуть?

Откуда у руководителя берутся такие проблемы?

В управлении существует железный принцип – сотрудник должен справляться со своей работой. Этот принцип ни при каких обстоятельствах нельзя нарушать!

Однако ситуация, когда руководитель находится в постоянном цейтноте, а сотрудники слоняются по офису и ищут чем бы себя занять – стала для наших компаний суровой реальностью.

Работа любого руководителя делится на две основные части – организовывать работу сотрудников и улаживать проблемы, которые возникают в их работе.

Ситуация во многих компаниях сейчас сложная. Количество сотрудников уменьшилось, а объемы работ увеличились. Ведь для того, чтобы получить достойный результат – приходится прилагать больше усилий.

В такой ситуации логично было бы распределить работу уволенных сотрудников на оставшихся и продолжать работать. Но положение вещей необъяснимым образом поворачивается в другую сторону – вся дополнительная нагрузка ложится на плечи руководителя. И он вынужден «пахать за семерых».

Количество руководителей, которые уже столкнулись с подобной ситуацией, растет в геометрической прогрессии! При этом большая часть таких руководителей всеми фибрами души хочет изменить эту ситуацию. Но то времени нет, то находятся более важные дела.


Для начала мы с Вами разберемся в причинах такого положения дел

Сейчас нештатных ситуаций в работе возникает гораздо больше, чем раньше. Сотрудник, столкнувшись с нештатной ситуацией, стремится снять с себя ответственность за её решение – и перекладывает работу на руководителя.

В результате руководителю приходится улаживать проблемы сотрудников и тратить на это значительную часть своего времени. И соответственно - всё меньше времени остается на то, чтобы организовывать работу сотрудников.

Эффективность руководителя значительно снижается. Что происходит дальше? Когда сотрудник видит, что руководитель работает вместо него – он понимает, что можно работать меньше, потому что остальное доделает руководитель.

Через некоторое время сотрудник старается по максимуму «свесить» на руководителя все свои обязанности – и руководитель с удивлением обнаруживает, что чем больше он работает – тем больше работы у него прибавляется!

По сути дела руководитель, сам того не желая, - отнял у своих сотрудников ту работу, которую они обычно выполняли.

Дальше становится еще хуже – сотрудникам нечем себя занять и они начинают придумывать себе новые занятия.

На руководителя обрушивается еще одна проблема – чем занять сотрудников? И это в то время, когда они перестали выполнять свою работу, а он загружен до предела!

Можно и дальше развивать ситуацию, но стоит ли?

Эффективность руководителя можно оценить по простейшей шкале:

Эффективность руководителя

Но нас интересует совсем другое – как исправить эту ситуацию? Здесь я приведу два очень действенных метода, которые помогут руководителям быстро исправить ситуацию в свою пользу.


Пишем Задания Сотрудникам

Назначение этого метода – добиться от сотрудника своевременного выполнения всех поставленных задач. Метод очень прост и не потребует от Вас никаких усилий.

Во многих компаниях задания сотрудникам отдаются примерно так: Приходит Вася к Руководителю, а тот ему и говорит: «Завтра ты должен съездить к клиенту и забрать у него подписанный договор».

Для Руководителя очевидно, что Вася заберет договор, но очевидно ли это для Васи? Забыл – для него тоже уважительная причина.

Когда Руководитель вспомнит, что Вася должен был забрать договор – неизвестно. К примеру – через неделю, когда надо отгружать заказ. А договора нет. Вызывает Руководитель к себе Васю и интересуется «Где договор!?». Вася в ответ хлопает глазками, виновато шаркает ножкой и отвечает «Ой! А я его тогда забыл забрать…» и смущенно смотрит в пол… А товары по данному договору закуплены, клиент наотрез отказывается эти товары принимать, поставщик гневно требует оплаты.

В итоге – мы снова создали себе ситуацию, которую придется улаживать! Хотя этого можно было легко избежать.

Для того, чтобы таких ситуаций больше не повторялось – задания сотрудникам следует выдавать так:

  1. Вызываете к себе сотрудника.
  2. Каждый из Вас берет по одному чистому листу бумаги и пишет задание. Очень важно также написать – что будет являться результатом выполнения этого задания.
  3. В левом верхнем углу ставим дату, к которой работа должна быть выполнена.
  4. Сотрудник ставит подпись на своём листе, вы - на своём. Меняемся листами.
  5. В итоге у сотрудника есть приказ, который он должен выполнить, а у Вас – расписка в получении этого приказа.

Сотрудник уже утратил возможность говорить, что Вы ему не давали такого задания – у Вас есть его расписка. Он не может говорить, что задание ему непонятно – спрашивать надо было сразу.

Для таких листочков заводим отдельную папочку. Удобнее всего сортировать задания по датам. Утром приходим на работу – и выбираем задания, которые должны быть выполнены к сегодняшнему дню. Вызываем сотрудников по одному и начинаем спрашивать за выполнение.

Как только Вы начнете использовать этот метод – большая часть сотрудников будет приводить Вам красочные объяснения того, с какими проблемами они столкнулись и почему не выполнили Ваше задание.

Но для борьбы с этим у нас есть второй метод!


Требуем От Сотрудников Решения

Этот метод используется для того, чтобы сотрудники начали действительно справляться со своей работой, а не перекладывали свою работу на руководителя. Начали искать решения возникающих проблем. И начали решать их сами!

Не знаю, как Вы – а я раньше частенько сталкивался с такой ситуацией:

У сотрудника возникла проблема. И приходит он ко мне весь несчастный и спрашивает – «Что мне делать!?». В результате начинаешь вникать в эту проблему, расспрашивать, смотреть и просчитывать варианты. Так проходит полдня. Разобрались. Только собрался заняться тем, что хотел сделать сегодня – приходит второй сотрудник. Решил вопросы с ним – приходит третий.

Когда сотрудники перестали приходить – смотришь, а в офисе уже никого не осталось. В результате для того, чтобы сделать то, что планировал на сегодня – приходится засиживаться до ночи или тащить работу домой. Что тоже радости не доставляет.

Через две недели такой работы тебя начинаешь замечать, что голова - как воздушный шарик: оболочка есть, а внутри – пустота… Садишься вечером посмотреть новости по дуроящику – просыпаешься утром. Как был – в джинсах и свитере. Хорошо, если туфли снял! :)

Когда так работаешь – понимаешь, что делаешь что-то не то. Но что? Все опять просто – ты опять делаешь за сотрудников их работу!!!

Многие руководители тешат свое самолюбие тем, что они все из себя такие грамотные – если у сотрудников возникают проблемы, все идут к нему советоваться! Забудьте миф о собственной значимости как страшный сон и ответьте честно на один вопрос - когда в последний раз после разговора с Вами сотрудник в точности последовал Вашему совету?

  1. Сотрудники не считают Вас значимым – они идут к Вам доказать собственную незаменимость!
  2. Сотрудники не ждут от Вас совета – они хотят показать Вам, что они работают!
  3. Сотрудники не считают Ваше решение правильным – они хотят снять с себя ответственность за это решение!

Когда в следующий раз сотрудник придет к Вам за советом – в течении разговора держите у себя в голове эти три пункта и Вы увидите своего сотрудника с другой стороны!

Для того, чтобы добиться от сотрудников того, что они и так должны делать – важно помнить другие правила:

Руководитель не предлагает решений – он накладывает резолюции. Либо «Да», либо «Нет».

Помните, используя первый метод, мы с Вами дали сотруднику письменное задание?

Предположим, что при выполнении задание у него возникла проблема, и он приходит к Вам обсудить эту проблему. В этом случае его надо послать! Чем дальше – тем лучше!

Сотрудник должен приходить к Вам не обсудить проблему – он должен принести Вам готовое решение. На это решение Вы должны наложить свою резолюцию.

Если Ваше решение «Да» - просто ставите под решением свою подпись и дату.

Если Ваше решение «Нет» - напишите «Нет»! Максимум, что можно написать дополнительно – что Вам понравилось в решении, а что стоит исправить. В этом случае, чтобы не разводить много писанины, очень удобно использовать маркеры зеленого и красного цвета.

Когда Вы начнете поступать таким образом – Ваши сотрудники наконец начнут включать голову и решать возникающие затруднения самостоятельно.


Итак, подведем итог:

  1. Пишите задания сотрудникам.
  2. Не давайте сотрудникам советов – спрашивайте с них решения!

Попробуйте использовать этот метод и ради интереса посчитайте - сколько времени у Вас освободилось!?


Если Вам интересно как добиться взрывного роста производительности руководителя и в разы повысить производительность  сотрудников - советую Вам посетить тренинг Александра Байдюшева Эффективный Руководитель. Поверьте - Вы не пожалеете! Эта статья написана на основании моего личного опыта практического применения всего одного (!) из полутора десятков управленческих инструментов, которые я получил на этом тренинге.

С уважением. Илья Гришин.


Вам понравились "Заметки головастика"?

Заметки ГоловастикаЗаполните форму подписки, которую Вы видите справа и новые материалы нашего проекта будут приходить Вам по электронной почте!

И как всегда - мы с нетерпением ждём Ваших комментариев к этой статье!


Ваш e-mail: *
Ваше имя: *

Оставить комментарий
Людмила 18.03.2013
Статья меня просто встряхнула. Такое неправильное поведение руководителя наблюдается в нашей компании. И это считается нормой. Чем меньше ты заходишь к директору с различными проблемами, тем ниже твой рейтинг в лице этого директора. А оказывается все должно быть с точностью до наоборот. Спасибо за статью.
Илья Гришин 18.03.2013
Здравствуйте, Людмила!
Очень приятно, что наша статья оказалось для Вас полезна! :)
Однако в такой ситуации всплывает другой вопрос - что Вы можете сделать для исправления ситуации? Очевидно, что уволить руководителя не получится. Опять же - толковому специалисту не хочется толочь воду в ступе для того, чтобы набрать рейтинг в глазах руководителя (по себе знаю).
У Вас есть мысли как выйти из этой ситуации? :)
Александр 18.03.2013
>Пишем Задания Сотрудникам
Откройте для себя MS Outlook, а именно инструмент "Задачи". Какие белые листы? 21 век на дворе. В крайнем случае - электронное письмо, полученное сотрудником.
Получил = осведомлён.  
Илья Гришин 18.03.2013
Ой. Какое открытие! Задачи в Outlook!

Александр! Ну неужели вы всерьёз думаете, что я ничего про них не знаю? С MS Office я умею выделывать такие вещи, о которых 99% пользователей даже понятия не имеют. Кстати задачи в Outlook - инструмент так себе. Если уж говорить про автоматизацию - есть вещи гораздо проще и лучше...

Получил = Осведомлён? Ну допустим.
Но осведомлён - совсем не значит, что знает, как выполнить порученное задание. Направил е-мэйл, сотрудник его получил, сидит на попе ровно и ничего не делает.

А когда приходит срок - спрашиваешь с него результат, а он говорит "А я задания не понял, поэтому ничего не сделал...".

Как Outlook поможет решить эту задачу? Или Outlook сам объяснит сотруднику что и как делать? Почему-то я в этом сомневаюсь...
Александр 18.03.2013
Илья, в вашей статье упор делался на ИНФОРМИРОВАНИЕ сотрудника о постановке для него задачи. Пара Ваших цитат: "Назначение этого метода – добиться от сотрудника своевременного выполнения всех поставленных задач.", "Сотрудник уже утратил возможность говорить, что Вы ему не давали такого задания – у Вас есть его расписка.".
Ставя задачу в аутлуке, сотрудник не менее информирован чем при записи задания под диктовку. Также, вам, как руководителю ничто не мешает в письме указать критерии, по которым будет оцениваться выполнение задачи, либо точное описание требуемого результата, который вам необходим.
И что за детский сад "Задачу принял, но не понял". Таких сотрудников сразу гнать в шею и искать адекватных.
Кроме того, есть ещё такая вещь, как административный ресурс. Если Вам ПРИХОДИТСЯ ЗАСТАВЛЯТЬ сотрудников выполнять  свою работу, у меня возникает вопрос в вашей компетенции. Первое, что нужно проверить - наличие чёткой должностной инструкции. Если она есть, требуем её не укоризненного выполнения! Не выполняется - увольняем человека. Новому говорим сразу, почему уволили первого. Остальные, кто работает в вашем офисе тоже сделают вывод, что ЗДЕСЬ деньги платят не просто так, а за конкретную работу.
Александр 18.03.2013
>Александру
Вы прям глаза нам открыли на такие НОУ-ХАУ как должностная инструкция, и наверно к Вам приходят только высшие проффесионалы в вашей отрасли даже на низшие должности - ну чтоб вопросы не задавали и гнать их не надо было в шею
Я согласен с Ильей по поводу ведения живого диалога с подчиненными. Outlook вещь хорошая, но без обратной связи, или Вы предлагает подчиненным переписываться с начальником по возникшим вопросам (схема Рук письмо, исполнители ответ с вопросами, он им снова письмо. Или Рук письмо а подчиненный через 5 мин в дверь....) Глупая система - или лень жопу поднять и дойти до руководства, чтобы о чем то спросить..., По собстсвенному опыту могу сказать, что во время диалога все получается намного ясней и понятней, чем с перепиской...
Штучка 18.03.2013
Хорошая статья. Мне как руководителю начинающему и человеку, привыкшему "всё везти на себе" очень полезна. Но не совсем понятно из статьи - как конкретно изменить ситуацию таким образом, чтобы сотрудники начали искать решение сами, а не шли с проблемой ко мне? "Предположим, что при выполнении задание у него возникла проблема, и он приходит к Вам обсудить эту проблему. В этом случае его надо послать! Чем дальше – тем лучше!" Куда послать-то? Сказать - "Иди думай сам"?
Сергей 18.03.2013
У нас на госслужбе хренова гора таких руководителей, которые - ни задачи поставить, ни проблему решить. Вот, Илья, Вы специалист в своей сфере и если у Вас спросят как сгруппировать данные - у Вас это пол дня отнимет? Нет, за секунду сообщите как минимум отправную точку. А если ноль на массу - тогда и послать можно... нет сказать, да - глупо ведь...
Добавить комментарий от имени:


Теги:

Последние записи: